Webinaarin järjestäminen – muistilista onnistuneeseen toteutukseen

11.9.2025

Webinaari on tehokas työkalu markkinointiin, myyntiin ja viestintään, mutta vain jos se on huolellisesti suunniteltu ja teknisesti toimiva. Pienetkin yksityiskohdat, kuten äänenlaatu, kesto ja osallistujien aktivointi, voivat ratkaista, jääkö tilaisuus mieleen lisäarvoa tuottavana kokemuksena vai unohtuvana etäesityksenä.

Webinaarit ovat nousseet yritysviestinnän ja markkinoinnin kulmakiviksi – eikä ihme. Ne yhdistävät tapahtuman vuorovaikutteisuuden ja digitaalisen median kustannustehokkuuden. Onnistunut webinaari tarjoaa osallistujalle enemmän kuin pelkän esityksen: sen on oltava teknisesti moitteeton, sisällöllisesti kiinnostava ja helposti saavutettava.

Moni kuitenkin epäonnistuu yksityiskohdissa, jotka vaikuttavat suoraan osallistujakokemukseen – esimerkiksi heikko äänenlaatu, liian pitkä kesto tai kömpelö alustan käyttö.

Kun suunnittelet webinaaria, ajattele sitä kokonaisvaltaisena tuotantona, ei vain yksittäisenä etäpuheluna.

Laadukas toteutus alkaa tavoitteiden määrittelystä ja jatkuu aina jälkiseurantaan asti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sinun tulee tehdä päätöksiä niin alustan kuin myös tekniikan, sisällön, esiintyjien valmistelun ja vuorovaikutuskeinojen suhteen. Näiden lisäksi on huomioitava osallistujien kokemus eri päätelaitteilla – suuri osa seuraa webinaareja mobiililaitteella, jolloin esimerkiksi pienet fontit tai monimutkaiset esitysmateriaalit voivat heikentää ymmärrettävyyttä.

Muutamia esimerkkejä alustoista:

• Youtube – Suorat lähetykset esimerkiksi studiosta tai vaikka mobiilisti. Chatin käyttö vaatii tunnukset.
• Microsoft Teams – Erilaisia mahdollisuuksia vuorovaikutukseen.
• Zoom Webinar – Kuten Teams, vuorovaikutteinen tai yksisuuntainen suora lähetys.
• Vimeo – Brändättävissä, ei mainoksia, chat, poll, q&a, monia mahdollisuuksia osallistaa katsojia.
• 23 – Twenty Three – Brändättävissä, ei mainoksia, chat, poll, q&a, monia mahdollisuuksia osallistaa katsojia.
• Quickchannel – Brändättävissä, ei mainoksia, chat, poll, q&a, monia mahdollisuuksia osallistaa katsojia.
• Flux Webinar – Brändättävissä oleva laskeutumissivu, jonne voidaan upottaa esim. lähetys- ja chat-ikkunat.

Tekniikka ja tuotanto – mitä kannattaa tehdä ja mitä välttää

Silloin tällöin törmää webinaariin, joka tökkää heti alkuun. Chat täyttyy kommenteista, jotka eivät ole todellakaan sitä herkullisinta mahdollista, ja porukka häipyy linjoilta. Tallenteella voi paikkailla, mutta vähän siinä jo fiilis taisi monilla mennä. Siinä kohtaa on kyykännyt joko alustan kapasiteetti tai lähetyspäässä on ollut häiriöitä joko verkkoyhteydessä tai muussa tekniikassa.

Tekniikka on webinaarin kivijalka. Yksikin tekninen ongelma voi karkottaa osallistujia, vaikka sisältöön olisi panostettu ja se olisi huippuluokkaa.

Ääni on tärkein

Tutkimusten mukaan huono ääni saa katsojat lopettamaan seuraamisen nopeammin kuin heikko kuva. Käytä aina tilanteeseen sopivaa laadukasta mikrofonia. Ammattimaisissa webinaareissa kannattaa välttää esimerkiksi kannettavan tietokoneen sisäisen mikrofonin käyttöä, sillä ääni voi olla ohut ja siinä voi olla paljon esimerkiksi taustamelua.

Muutama esimerkki äänikalustosta – mm. näitä käytämme itse:

• Shure SM7B – Laadukas podcast- tai spiikkausmikki, jota voi käyttää hyvin myös visuaalisena tehosteena webinaareissa.
• Sennheiser HSP – Langaton poskisankamikki – ”Madonna” – hyvä esimerkiksi tilaisuuden juontajalle tai keynote-puhujille.
• Sennheiser EW-D – Langaton ”kapulamikki” hyvä esimerkiksi paneelikeskusteluihin ja tapahtumiin.
• Tascam Model 12 – Hyvä perusmikseri, johon voi yhdistää useampia mikrofoneja.
• Focusrite Scarlett 2i2 – Legendaarinen äänikortti, jolla saat mikserin summan tai yksittäiset mikit koneelle ja striimiin.

Kuva on katseen vangitsija

Panosta vähintään yhteen laadukkaaseen kameraan. Erilaisia vaihtoehtoja löytyy laadukkaista kännyköistä, robokameroihin ja jopa elokuvatasoisiin operoitaviin kameroihin.

Monikameratuotanto tuo dynamiikkaa lähetykseen, mutta yhdelläkin hyvin rajatulla kuvalla voi päästä pitkälle. Kuvan kannattaa olla suhteellisen tiivis, jotta saat välitettyä läsnäolevaa tunnelmaa.

Muutama esimerkki kameroista – mm. näitä käytämme itse:

• Sony EX3 + Sonyn G-master-linssit – Laadukas ja erittäin kompakti elokuvatason kamera.
• Sony FX6 + Sonyn G-master-linssit – Laadukas ja kompakti elokuvatason kamera.
• Canon CR-N300 – Kompaktit ja laadukkaat etäohjattavat ptz-kamerat (”robokamera”) myös keikkakäyttöön.
• Blackmagic Pocket Cinema Camera 6K – Laadukas ja kompakti elokuvatason kamera, vaatii yleensä operaattorin.
• GoPro – Efektikamerakulma, jonka voi kiinnittää mielikuvituksellisiin paikkoihin pienen kokonsa ja kiinnitystarvikkeiden avulla.

Valaistus ratkaisee ammattimaisuuden

Studiototeutuksissa voidaan soveltaa esimerkiksi kolmipistevalaistusta (key, fill ja back light) tai muuta tilanteeseen sopivaa valaisua. Valaisulla voidaan myös viestiä mielikuvia esimerkiksi brändivärein tai ajankohtaisin väriyhdistelmin, mutta myös vaikkapa vaikuttaa esiintyjään liitettäviin mielikuviin.

Välivinkki: esimerkiksi huonosti valaistut kasvot antavat helposti amatöörimäisen vaikutelman, vaikka sisältö olisi timanttista.

Päävalo (key) valaisee hahmon edestä perusvalolla, takavalo, takis (back light), piirtää hahmon ääriviivat ja irrottaa taustasta, fill-valo taas tasoittaa etuviistosta muuten ehkä hämäräksi jäävää puolta.

Toinen välivinkki: kuvaa voi valaista nykyaikaisilla led-valoilla esimerkiksi brändin väreillä.

Muutama esimerkki kuvausvaloista – mm. näitä käytämme itse:

• Nanlite Mixpanel 150 – Erinomainen RGBW-led-valo, jonka värit tai lämpötilan voi säätää haluamakseen, mutta myös valon luonnetta voi pehmentää tai käyttää terävämpänäkin.
• Nanlite Pavotube – Todella monikäyttöiset ”lediputket”, joissa voi säätää värit, lämpötilat ja voimakkuuden. Putkia voi käyttää myös näyttävänä rekvisiittana tai kiinnittää niitä vaikeastikin valaistaviin paikkoihin.
• Nanlite Forza 720b – Kun tarvitaan voimakasta valoa vaikka isompaankin tilaan, tällä onnistuu. Valon voimakkuuden lisäksi tässä voi säätää myös lämpötilaa.
• Falcon Eyes RX-24TDX – Klassikko ”ledimatto”, jonka muokattavaa valoa voidaan käyttää monenlaisissa kohteissa. Mattomaisen olemuksensa ansiosta kiinnitettävissä vaikkapa auton kattoon. Vastaavia tuotteita löytyy esimerkiksi Godoxilta.

Internet-yhteys kannattaa varmistaa

Käytä mieluiten aina langallista ethernet-yhteyttä. Vältä pelkän wifin varaan jäämistä – se altistaa katkoksiin. Hyvä varasuunnitelma on esimerkiksi 5G-mokkula, jos kiinteä yhteys pettää tai vaikkapa tapahtumapaikalla ei ole tarjolla nettiyhteyttä.

Testaa ennen lähetystä

Suosittelemme kenraaliharjoitusta, jossa testaat äänen, kuvan, valot, materiaalien jaon ja vuorovaikutusominaisuudet. Älä jätä tätä lähetyspäivään – ongelmatilanteessa aika käy liian kalliiksi.

Sisällön suunnittelu ja osallistujien aktivointi

Hyvä tekniikka ei pelasta tylsää sisältöä. Webinaarin tulee olla tarkasti käsikirjoitettu, mutta ei jäykkä. Myös tilaa soveltamiselle on hyvä jättää, koska suora lähetys voi muuttua esimerkiksi yleisön reagoinnin myötä.

• Kesto on kriittinen. Webinaareissa suositeltu pituus on 30-60 minuuttia. Yli tunnin webinaarit menettävät helposti yleisönsä, ellei sisältö ole poikkeuksellisen interaktiivista tai vaihtelevaa.
  
• Rakenna dramaturgia. Aloita napakalla avauksella, jossa kerrot selkeästi, mitä osallistuja saa irti webinaarista. Jaa sisältö 2-3 osaan, ja vältä pitkiä monologeja. Rakennetta voi myös rikkoa esimerkiksi etukäteen tuotetuilla videoinserteillä.
  
• Hyödynnä visuaalisuutta. Käytä selkeitä PowerPoint- tai Keynote-esityksiä, joissa fonttikoko on vähintään 28 pt – moni katsoo mobiilista! Lisää brändielementtejä, mutta älä kuormita diaa liialla tekstillä.
  
• Aktivoi yleisö. Hyödynnä Q&A-osioita, chatia ja live-kyselyitä. Yksi kiinnostava vaihtoehto on myös esimerkiksi Mentimeter, joka mahdollistaa osallistujien reaaliaikaisen aktivoimisen, ja sitä on jonkin verran meidänkin keikoilla käytetty.
  
• Teleprompteri helpottaa esiintyjää. Varsinkin jos puheenvuoro on tarkasti rajattu, teleprompteri varmistaa, että esiintyjä pysyy aikataulussa ja välttää turhat täytesanat. Prompteriohjelmia saa esimerkiksi mobiililaitteille ja yksi kätevä prompteri on iPad + prompteripeili kameran edessä.
  
• Harjoittele esiintyminen. Vaikka esiintyjä olisi kokenut, suora lähetys tuo aina paineita. Flux tarjoaa esiintymisvalmennusta, mutta on tärkeää, että esiintyjä on perehtynyt tekniikkaan ja sisältöön etukäteen.
  

Tee: lisää interaktiivisia elementtejä 10-15 minuutin välein.
Älä tee: pitkiä myyntipuheita – webinaari ei ole mainos, vaan arvon tuottamista yleisölle.

Osallistujakokemuksen maksimointi ja jälkimarkkinointi

Webinaari ei pääty siihen, kun ”Lopeta lähetys” -nappia painetaan. Osallistujakokemus muodostuu kokonaisuudesta, joka alkaa kutsusta ja päättyy siihen, mitä tapahtuu webinaarin jälkeen. Juuri jälkivaihe erottaa onnistuneen webinaarin keskinkertaisesta.

• Kutsu ja ilmoittautuminen
  Hyvä osallistujakokemus alkaa jo ennen tapahtumaa. Käytä selkeää ilmoittautumissivua esimerkiksi HubSpotin, Vimeon tai Eventillan kautta. Kutsuviestin tulee olla visuaalisesti houkutteleva ja sisältää kaikki oleelliset tiedot: aiheen, puhujat, aikataulun ja linkin kalenterimerkintään. Vältä geneerisiä kutsuja – kerro, mitä arvoa osallistuja saa.
  
• Lähetyksen aikana
  Pidä huolta, että osallistuja tietää koko ajan, missä mennään. Näytä esimerkiksi ruudulla aikataulu tai puhujien nimet. Käytä brändättyjä grafiikoita ja lisää webinaarin visuaaliseen ilmeeseen omat tunnusvärisi. Hyödynnä mahdollisuutta upottaa linkkejä tai lisämateriaaleja chattiin reaaliajassa.
  
• Tallenne ja materiaalit
  Moni ei ehdi osallistua suorana. Lähetä tallenne automaattisesti 24 tunnin sisällä. Hyvä lisäpalvelu on myös tarjota erillinen materiaalipankki, josta osallistujat voivat ladata esimerkiksi esitysdioja, lisäartikkeleita tai case-videoita. Esimerkiksi Vimeo ja YouTube mahdollistavat tallenteiden jakamisen rajatulle yleisölle, jos sisältö ei ole julkista.
  
• Jälkimarkkinointi ja follow-up
  Lähetä follow-up-sähköposti, jossa kiität osallistumisesta ja tarjoat lisäarvoa – esimerkiksi blogiartikkelin, ladattavan oppaan tai kutsun seuraavaan tapahtumaan. Hyödynnä analytiikkaa: mitkä segmentit webinaarista katsottiin eniten, missä vaiheessa osallistujat poistuivat? Työkaluista esimerkiksi 23 – Twenty Three, Quickchannel ja Vimeo tarjoavat kattavaa dataa.

• Kerää palaute
  Älä jätä palautetta pyytämättä. Lyhyt kahden kysymyksen kysely (esim. ”Mitä pidit sisällöstä?” ja ”Miten webinaari voisi olla sinulle vielä hyödyllisempi?”) antaa arvokasta tietoa ja luo tunteen, että osallistujien mielipiteet todella merkitsevät.

Tee: tarjoa osallistujille syy pysyä yhteydessä (kuten kutsu LinkedIn-ryhmään tai ladattava opas).

Älä tee: jätä webinaarin jälkeen osallistujia oman onnensa nojaan – silloin kaikki työ hukkuu ja unohtuu nopeammin kuin uskotkaan.

Onnistunut webinaari syntyy, kun sisältö, tekniikka ja osallistujakokemus pelaavat yhteen. Huolellinen suunnittelu, laadukas tuotanto ja tehokas jälkimarkkinointi varmistavat, että webinaari ei ole vain hetkellinen tapahtuma – vaan investointi, joka tuottaa tuloksia pitkällä aikavälillä. Muista: pienet yksityiskohdat, kuten selkeä ääni, brändätty visuaalinen ilme ja osallistujien aktivointi, voivat ratkaista koko tilaisuuden onnistumisen.

Flux Productions tarjoaa organisaatioille kokonaisvaltaiset webinaaripalvelut – suunnittelusta ja käsikirjoituksesta monikameratuotantoon ja jälkimarkkinointiin. Teemme myös tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme kanssa, ja usein esimerkiksi suunnittelu on painottunut enemmän asiakkaan puolelle meidän sparraillessa ideoita ja vastatessa täysin tekniikasta.

Toteutamme webinaarit niin omassa Helsingin studiossamme kuin asiakkaan tiloissa tai täysin etänä. Meiltä saat sekä tekniikan että sisällöntuotannon, jotta voit keskittyä itse tärkeimpään: yleisösi vakuuttamiseen.

Haluatko varmistaa, että seuraava webinaarisi erottuu edukseen?
Ota yhteyttä Fluxiin ja rakennetaan yhdessä webinaarikokemus, joka tekee vaikutuksen.

Katso livestriimaussivultamme esimerkkejä muista toteutuksistamme.